PERFEKTES TEAM-EVENT FÜR TEAM-BUILDING

Wie man ein erfolgreiches Teambuilding-Event in 9 einfachen Schritten plant

Die Planung eines Teambuilding-Events kann überwältigend erscheinen, besonders wenn Sie es noch nie zuvorgetan haben. Hier sind neun Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihren Planungsprozess zu vereinfachen und eine unvergessliche und unterhaltsame Veranstaltung zu organisieren.

Egal, ob es das erste oder zehnte Mal ist, dass Sie ein Teambuilding-Event für Ihre Gruppe organisieren, es kann so aussehen, als gäbe es nie genug Zeit, um alles so zu planen, wie Sie es wünschen.

Seien wir ehrlich, der Versuch, eine aufregende Aktivität selbst zu planen, die reibungslos abläuft und jedem gefällt – zusätzlich zu deinen täglichen Aufgaben – kann sich unmöglich anfühlen.

Wenn Sie sich von all den Details, die Sie koordinieren sollten, völlig überfordert fühlen, können Sie sich jederzeit an unser Expertenteam wenden, um eine kostenlose Beratung zu erhalten. Unsere Employee Engagement Consultants haben mit Hunderten von Gruppen zusammengearbeitet und können Ihnen helfen, die beste Lösung für Ihr Budget, Ihren Standort und Ihre Teamdynamik zu finden.

Du willst es alleine angehen? Wir respektieren das! Lesen Sie weiter, um neun einfache Schritte herauszufinden, die Sie unternehmen können, um den Planungsprozess viel überschaubarer erscheinen zu lassen.

Die 9 Dinge, die Sie tun können, um die Planung Ihrer Veranstaltung einfacher denn je zu gestalten.

Wenn Sie Ihre nächste Teambuilding-Aktivität planen, befolgen Sie diese neun einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.

  1. Bestimmen Sie Ihre Timeline

Die goldene Regel, wenn es um die Planung eines Teambuilding-Events geht? Je mehr Zeit du dir für die Vorbereitung gibst, desto einfacher wird es zu planen sein.

Unser Team von Experten für Veranstaltungsplanung empfiehlt in der Regel mindestens vier bis sechs Wochen, um eine Aktivität für weniger als 100 Personen zu planen. Wenn Ihre Veranstaltung größer ist, versuchen Sie, mindestens vier bis sechs Monate zu haben.

Sobald Sie Ihren groben Zeitplan festgelegt haben, schlägt unser Team vor, eine Aufgabenliste in Excel zu erstellen, um Ihre Planung detaillierter zu planen. Eine solche Liste kann Ihnen helfen, zu verfolgen, wann die Dinge erledigt werden müssen. Für eine visuellere Zeitleiste können Sie auch versuchen, Ihre Excel-Aufgabenliste in ein Gantt-Diagramm zu konvertieren.

2.Richten Sie Ihr Planungsteam ein

Wie Sie vielleicht schon wissen – oder herausfinden werden -, kann es für eine Person schwierig sein, ein ganzes Teambuilding-Event zu planen. Es gibt so viele bewegliche Teile, dass es für eine Person fast unmöglich wäre, die volle Verantwortung für das Ganze zu übernehmen.

Durch die Einrichtung eines Teams, das Ihnen bei der Planung hilft, können Sie Aufgaben delegieren und leicht die Meinungen Ihrer Kollegen einholen, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung für Ihre Veranstaltung zu helfen. Die Zusammenstellung eines Teams gibt Ihnen auch die Möglichkeit, einen anderen Mitarbeiter zu benennen, der die Leitung übernimmt, wenn Ihr Arbeitsaufkommen zu hoch ist oder Sie während des Planungsprozesses nicht im Büro sind.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihr Planungs-Traumteam zusammenstellen sollen? Sie können die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern beginnen, indem Sie um Hilfe mit einer einfachen und freundlichen E-Mail wie der folgenden bitten.

Betreff: Hilfe gesucht! Teambuilding Veranstaltungsplanung

Hallo zusammen,

Wie du vielleicht weißt, habe ich kürzlich die Aufgabe übernommen, das nächste Teambuilding-Event unserer Abteilung zu organisieren, und ich brauche deine Hilfe!

Bitte lassen Sie es mich bis Freitag wissen, wenn Sie mir helfen können, ein paar Planungsdetails zu erledigen, wie z.B.:

Auswahl der Gruppenaktivität

Buchen eines Veranstaltungsortes oder einer Location

Erstellung einer Agenda für den Tag

Ich danke dir!

  1. Definiere dein Ziel

Ein klar definiertes Ziel oder eine klar definierte Zielsetzung für Ihre Teambuilding-Aktivität kann dazu beitragen, dass es sowohl Spaß macht als auch effektiv ist. Aber es sei denn, Ihr Chef hat Ihnen genau gesagt, was das Ziel Ihrer Teambuilding-Veranstaltung ist, wissen Sie vielleicht nicht, wo Sie anfangen sollen.

Die fünf „W“-Fragen sind ein guter Ausgangspunkt, um Ihr Ziel zu definieren: Wer? Was? Wo? Warum? Wann?

Wenn Sie jede Frage beantworten, versuchen Sie, so spezifisch wie möglich zu sein und so detailliert wie möglich zu antworten.

Hier finden Sie beispielsweise Musterantworten zu den fünf „W“-Fragen:

Wer: Verkaufsteam mit 45 Mitarbeitern

Was: Lustige Aktivitäten

Wo: New York City

Warum: Belohnungsevent für ein tolles Quartal

Wann: August

Wenn man das alles zusammenfasst, gibt es hier ein klar definiertes Ziel für eine Teambuilding-Veranstaltung:

Wir wollen unser Verkaufsteam von 45 Mitarbeitern für ein tolles Quartal mit einer lustigen Aktivität im August in New York City belohnen.

  1. Stellen Sie Ihre Gästeliste zusammen

Manchmal ist das Bestimmen Ihrer Gästeliste so einfach wie das Zählen der Anzahl der Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung, wie in unserem obigen Beispiel über ein „Verkaufsteam von 45 Personen“. Bei anderen Gelegenheiten kann die Entscheidung, wer an der Teambuilding-Aktivität teilnehmen wird, etwas mehr Aufwand erfordern.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer an der Veranstaltung teilnehmen wird, stellen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Gästeliste drei wichtige Fragen:

Ist dies eine Pflichtveranstaltung? Oder kann sich jeder für die Teilnahme anmelden?

Wie hoch ist die maximale Anzahl von Personen, für die das Budget und der Veranstaltungsort gelten können?

Werden Mitarbeiter mit Behinderungen teilnehmen? Oder werden Personen, die aus der Ferne arbeiten, eingeladen?

Basierend auf Ihren Antworten auf diese Fragen sollten Sie sich eine grobe Vorstellung davon machen können, wer teilnehmen wird.

  1. Erstellen eines detaillierten Budgets

Der beste Weg, ein realistisches Budget zusammenzustellen, ist, mit Ihrem Chef zu sprechen. Fragen Sie, wie viel Geld für die Veranstaltung zur Verfügung steht und was die Erwartungen an das Budget sind.

Wenn Ihr Chef keine konkrete Nummer für Sie hat, fragen Sie nach früheren Teambuilding-Aktivitäten, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie das Budget in der Vergangenheit war. Von dort aus können Sie Ihre Kosten auf frühere Ereignisse abstimmen.

Versuchen Sie, Ihr Budget realistisch zu halten, aber lassen Sie ein wenig Spielraum für unerwartete Ausgaben. Unser Team empfiehlt die Budgetierung für die folgenden Punkte:

Transport und Parken

Venue-Buchung und Genehmigungen

Aktivitätsanbieter

Essen und Trinken

Versicherung

Sie können die Kosten für Ihre Tätigkeit planen und Ihre Ausgaben unterwegs mit einer in Excel erstellten Budgettabelle verfolgen.

  1. Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus

Die Auswahl eines Datums und einer Uhrzeit mag zunächst einfach erscheinen, aber Sie möchten sicherstellen, dass Sie beschäftigte Kalender berücksichtigen, bevor Sie diese Details abschließen.

Zum Beispiel, wenn Sie wichtige Interessengruppen haben, die an der Veranstaltung teilnehmen müssen, werden Sie sicherstellen wollen, dass diese Personen frei sind, bevor Sie sich zu einem Tag und einer Uhrzeit verpflichten. Abhängig von der von Ihnen gewählten Aktivität können Sie Ihre Teambuilding-Veranstaltung über einige Stunden oder Tage durchführen, um die Zeitpläne von mehr Personen zu berücksichtigen.

Es ist auch wichtig, Saisonalität und Wetter zu berücksichtigen. Angenommen, Ihr gesamtes Team ist wirklich darauf eingestellt, eine Outdoor-Aktivität zu machen, es wird wichtig für Sie sein, eine Jahreszeit auszuwählen, die traditionell gutes Wetter hat.

  1. Wählen Sie einen Veranstaltungsort oder Standort aus

Der richtige Ort oder die richtige Location kann Ihre Teambuilding-Aktivitäten beeinflussen oder unterbrechen.

Zum Beispiel solltest du Orte vermeiden, die nicht in der Lage sind, deine Gruppe oder Aktivität aufzunehmen. Sie werden auch einen Veranstaltungsort oder eine Location finden wollen, die nicht weit weg ist, um Reisezeit und -kosten zu reduzieren.

Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, den besten Ort oder die beste Location für Ihre Veranstaltung zu finden:

Werden Sie eine Teambuilding-Aktivität im Innen- oder Außenbereich veranstalten?

Wie viele Teilnehmer können in den Veranstaltungsort passen?

Gibt es zusätzliche Einrichtungen wie Internetzugang, Audio- oder Bildausrüstung?

Benötigen Sie eine Sondergenehmigung oder eine Genehmigung für Außenanlagen?

Gibt es Parkplätze, entweder für PKWs der Mitarbeiter oder für einen firmeneigenen Busdienst?

Ist das Wetter ein Faktor, den Sie berücksichtigen müssen?

Wenn Sie die oben genannten Fragen berücksichtigen, werden Sie sicher einen Ort oder eine Location finden, die ideal für die Veranstaltung Ihrer Gruppe ist.

Hier findest du eine Möglichkeit für ein Team-Event Berlin 

  1. Erstellen einer Logistik-Checkliste

Nachdem die größeren Elemente entschieden sind, können Sie sich auf den kleineren Tag der Logistik rund um Ihre Veranstaltung konzentrieren. Durch die Zusammenstellung einer detaillierten Checkliste können Sie verhindern, dass wichtige Dinge am Tag durch die Ritzen fallen.

Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, um sie in Ihre Logistik-Checkliste aufzunehmen:

Transport – Wird sich das Unternehmen um den Transport kümmern oder sind die Teilnehmer dafür verantwortlich, dass sie selbst zur Aktivität kommen?

Essen & Trinken – Wird das Unternehmen für Speisen und Getränke sorgen?

Haftungsfreistellungen – Müssen die Teilnehmer eine Haftungsfreistellung unterschreiben, um teilzunehmen?

Unterkunft – Werden die Teilnehmer über Nacht an einem anderen Ort übernachten?

Was ist mitzubringen – Was müssen die Teilnehmer im Voraus wissen? Sollen sie zum Beispiel Kleidung für nasses Wetter mitbringen?

Besondere Umstände – Welche Vorkehrungen sind für Mitarbeiter mit Behinderungen oder Verletzungen erforderlich?

  1. Entwicklung einer Agenda für einen Veranstaltungstag

Ihr Team wird höchstwahrscheinlich wissen wollen, was es für Ihre Teambuilding-Aktivitäten tut. Eine Agenda kann Ihnen helfen, den Tag zu planen und Ihren Kollegen leicht mitzuteilen, was während der Veranstaltung passieren wird.

Ihre Agenda sollte alles hervorheben, was die Mitarbeiter tun werden, von den Ankunfts- und Abfahrtszeiten über die Dauer der Aktivität bis hin zu den Treffpunkten.

Unser Team empfiehlt, die Agenda in den Wochen vor der Veranstaltung an die Teilnehmer zu verteilen, mit dem Hinweis, dass sie Änderungen unterliegen kann. Dies hilft nicht nur, die Erwartungen der Teilnehmer an den Tag vorzubereiten, sondern auch, die Menschen dafür zu begeistern, was sie tun werden.

 

Menü schließen